Tugas 2 Manajemen Proyek Sistem Informasi

Tugas 2

Peranan Manajemen Dalam Proyek Sistem Informasi

  Matakuliah Manajemen Proyek Sistem Informasi

A.      Pengertian Manajemen

Manajemen menurut bahasa berasal dari Manus (Bahasa latin) yang berarti tangan atau Manage (Bahasa Perancis) yang berarti memerintahkan, atau Magegio (Bahasa Perancis) yang berarti pengurusan atau Me’Nizy – Mant (Bahasa Inggris) yang berarti Pengelolaan / ketatalaksanaan. Sedangkan menurut istilah, beberapa ahli manajemen mengemukakan argumennya. Harold Koontz & O’ Donnel dalam bukunya yang berjudul “Principles of Management” mengemukakan, “Manajemen adalah berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang-orang lain”.

Soekanto Reksohadiprodjo, “Manajemen suatu usaha merencanakan mengorganisir, mengarahkan, mengkoordinir serta mengawasi kegiatan dalam suatu organisasi agar tujuan organisasi secara efisien dan efektif terwujud”.

Prof. Dr. Mr. Prayudi Atmo Sudirjo, Manajemen sebenarnya merupakan paduan daripada kerja (work) dan kepemimpinan (leadership). Manajemen di negara-negara berkembang, tekanannya masih diletakan pada leadership, sedangkan di negara-negara maju, tekanannya pada system atau dengan tepatnya sebagai alat untuk “menyelesaikan segala sesuatu dengan melalui suatu team”.

George R. Terry dalam buku dengan judul “Principles of Manajemen” memberikan definisi: “ Manajemen adalah suatu proses yang membedakan atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. (POAC)

B.       Peranan Manajemen Dalam Proyek Siste Informasi

Pada era sekarang ini kita banyak  menemukan contoh adanya proyek, baik itu proyek skala kecil maupun besar, proyek komersial maupun pelayanan umum. Pembangunan pelabuhan, pembangunan bandar udara dan lain-lain disebut proyek, sementara itu kegiatan manusia yang lain seperti menanam padi, pembayaran gaji bulanan dan pelaksanaan perkuliahan tidak dinamakan proyek. Apa yang dimaksud dengan proyek? Jawaban dari pertanyaan ini dapat dilihat dari aspek tujuan, siklus hidup, kompleksitas, keunikan dan konflik sumber daya yang terjadi.

1.        Tujuan

Suatu proyek biasanya mempunyai suatu aktivitas yang berlangsung dlam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk memcapai tujuan proyek secara keseluruhan.

2.        Kompleksitas

Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi karena diperlukan bermacam-macam keahlian dan bakat dari berbagai disiplin ilmu.

3.        Keunikan
Suatu proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah dikerjakan sebelumnya.

4.        Tidak permanen

Proyek adalah aktivitas temporer artinya suatu proyek memiliki batasan waktu tertentu

5.        Ketidakbiasaan

Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko.

6.        Siklus Hidup

Selama proses, proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek
Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa proyek adalah suatu jenis program yang disusun secara terperinci sebagai suatu bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan dan didalamnya secara konkrit ditetapkan tujuan dan hasil yang akan dicapai, lokasi jelas, organisasi pelaksana, biaya dan jadwal waktu serta anggarannya tertuang dalam suatu dokumen

C.      Komponen Proyek

Suatu proyek terdiri atas beberapa komponen yang mendukung yaitu :

1.        Kemampuan

Berhubungan dengan pengetahuan tentang projek yang akan dikerjakan, kemampuan dalam mengerjakan proyek tersebut, dan pengalaman yang dibutuhkan yang bertujuan untuk mengurangi faktor resiko yang terjadi dari suatu proyek yang akan dikerjakan

2.        Perangkat Bantu

Alat bantu yang dibutuhkan oleh seorang manajer proyek untuk meningkatkan kemampuan menangani suatu proyek dalam bentuk perangkat lunak maupun perangkat keras, seperti dalam hal dokumentasi, perencanaan, permodelan, audit maupun pengevaluasian proyek.

3.        Proses

Adalah suatu teknis dan urutan kebutuhan yang dapat di monitor dan di kontrol dalam waktu tertentu meliputi waktu, dana, kualitas, resiko maupun bidang garapan proyek.

D.      Manajemen Proyek

Secara tradisional pengertian manajemen adalah meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penempatan orang, pengendalian dan pengarahan. Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu. Manajemen Proyek mempergunakan personil untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek

1.        Ciri-ciri Manajemen Proyek

Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber daya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut :

a.    Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.

b.    Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.

c.    Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.

d.   Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja.

e.    Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.

2.        Macam-macam Proyek

a.    Proyek Kapital

Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian peralatan, pemasangan fasilitas dan konstruksi gedung

b.    Proyek Penelitian dan Pengembangan

Proyek ini bisa penemuan produk baru, temuan alat baru dll. proyek ini dapat muncul dilembaga komersial maupun pemerintah

c.    Proyek yang berhubungan dengan manajemen service

Proyek ini sering uncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa berupa perancangan struktur organisasi, pembuatan sistem informasi manajemen, peningkatan produktifitas perusahaan.

3.        Batasan suatu proyek

Batasan suatu proyek menurut teori klasik menyatakan bahwa proyek terdiri atas 3 hal yaitu :

a.       Ruang Lingkup

b.      Waktu

c.       Dana

Seiring dengan perkembang jaman, manajemen proyek memiliki beberapa batasan yang mencakup :

 a.       Ruang Lingkup
 Ruang lingkup proyek meliputi tata cara untuk menentukan waktu proyek dimulai, perencanaan              lingkup proyek yang akan di garap, pendefinisian ruang lingkup proyek, verifikasi proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut di mulai.
b.      Waktu
Meliputi tata cara mendefinisikan suatu aktifitas, menentukan urutan-urutan kejadian atas proyek, mendefinisikan durasi/lama waktu dari setiap pekerjaan, pengembangkan suatu skedul serta merencanakan kontrol atas skedul tersebut
c.       Dana
Meliputi tata cara untuk merencanakan sumber dana proyek, mengestimasikan harga dan sumber daya, mendefinisikan budget, serta mengontrol keuangan
d.      Kualitas
Meliputi kegiatan perencanaan kualitas, perencanaan jaminan atas suatu kualitas berdasarkan standar tertentu, serta pengontrolan atas kualitas
e.       Resiko
Meliputi perencanaan atas manajemen resiko, mengidentifikasikan resiko yang timbul dari suatu proyek, menganalisa kuantitatif dan kualitatif suatu resiko, merencanakan tindakan yang akan diambil dari suatu resiko yang timbul serta memonitor setiap resiko yang mungkin muncul dari suatu proyek
f.       Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia meliputi kegiatan perencanaan atas sumber daya manusia yang akan mengerjakan proyek, perekrutan tenaga kerja, serta pembangunan team
g.      Logistik
Manajemen logistik meliputi tahapan perencanaan kebutuhan sumber daya untuk kegiatan proyek, perencanaan tender, proses tender dan penentuan pemenang tender, administrasi atas kontrak pembelian, dan tata cara penutupan kontrak.
h.      Komunikasi
Meliputi kegiatan perencanaan komunikasi atas level sumber daya, distribusi informasi, laporan kemajuan proyek dan pembuatan administrasi akhir proyek sebelum diserah terimakan.
i.        Manajemen Integrasi
Merupakan kegiatan yang meliputi perencanaan pengembangan, perencanaan tata pelaksanaan suatu proyek dan kontrol atas perubahan secara terintegrasi dari suatu proyek

E.       Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi :

Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem informasi.
Contoh-contoh proyek sistem informasi:

1.        Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu

2.        Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah

3.        Proyek pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada di PT Garuda.

4.        Proyek pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.

5.        Proyek penjualan elektronik (E-Commerce)

Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut :

1.      Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible (tidak dapat diraba/perkirakan, tidak dapat dinyatakan secara jelas) seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.

2.      Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.

3.      Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam

4.      Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.

Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.

1.        Kebijakan Sistem

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah) perencanaan sistem menyangkut estimasi (penafsiran, perkiraan, pendapat atau penilaian) sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).

Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.

2.        Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :

a.       Merencanakan proyek-proyek sistem

1)        Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.

2)        Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.

3)        Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem.

4)        Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku).

5)        Menetukan prioritas proyek-proyek sistem.

6)        Membuat laporan perencanaan sistem.

7)        Meminta persetujuan manajemen.

b.         Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan, persiapan ini meliputi :

1)        Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan).

2)        Mengumumkan proyek pengembangan system.

c.           Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan

Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :

1)        Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.

2)        Melakukan studi kelayakan.

3)        Menilai kelayakan proyek system.

4)        Membuat usulan proyek system.

5)        Meminta persetujuan manajemen.

3.    Perkiraan Proyek Sistem Informasi

Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya. Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :

a.     Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek.

b.     Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama.

c.     Menggunakan teknik dekomposis.

d.     Menggunakan satu atau lebih model empiris.

Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :

a.    Grafik Gantt

Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.

b.    Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)

Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :

1)        Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas.

2)        Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis.

3)        Mudah menentukan waktu kendur.

4)        Penjadwalan proyek berbasis komputer.

Menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project. Proses pengembangan sistem informasi dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :

a.    Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.

b.    Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).

c.    Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).

d.   Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.

e.    Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.

Sedangkan contoh Manajemen Proyek antara lain:

1.    Proyek pembuatan Robot

2.    Proyek Pembuatan Website

3.    Proyek Pembuatan Software

4.    Proyek Pembuatan Aplikasi

 

F.       Metodologi Umum Pelaksanaan Proyek Sistem Informasi (Metodologi Generik)

Pengembangan sebuah sistem informasi dalam sebuah perusahaan dilakukan dengan pendekatan manajemen proyek (project management). Lepas dari berbagai variasi proyek-proyek teknologi informasi yang ada – seperti pembuatan aplikasi, penerapan perangkat lunak, konstruksi infrastruktur jaringan, dan lain sebagainya – metodologi yang dipergunakan secara umum adalah sama. Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui: perencanaan, analisa, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi. Masing-masing konsultan atau para praktisi teknologi informasi biasanya memiliki variasinya masing-masing yang secara prinsip tidak lepas dari keenam langkah metodologi di atas.

Secara umum, proyek-proyek sistem informasi dalam perusahaan atau organisasi dapat dikategorikan dalam 3 kelompok besar.

a.       Proyek yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi, menyangkut hal-hal mulai dari pengadaan dan instalasi computer sampai dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN (Local Area Network) dan WAN (Wide Area Network).

b.      Implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli di pasaran dan diterapkan di perusahaan, mulai dari software kecil seperti produk-produk retail Microsoft sampai dengan aplikasi terintegrasi berbasis ERP, seperti SAP dan BAAN.

c.       Perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus (customized software), baik oleh internal perusahaan maupun kerja sama dengan pihak luar seperti konsultan dan software house.

Daftar Pustaka

Rosdiana, A. 2010. Materi perkuliahan Semester IV matakuliah Manajemen untuk prodi Teknik Informatika UIN SGD Bandung.

Uriawan, Wisnu. 2010. Materi perkuliahan Semester IV Matakuliah Rekayasa Perangkat Lunak untuk Prodi Teknik Informatika UIN SGD Bandung.

http://dwimustikawati.blogspot.com/2008/06/manajemen-perangkat-lunak.html

http://khaneza.ngeblogs.com/2010/04/24/teori-organisasi/